GCR POS — Merchant Portal (Manual del Cliente)

El Merchant Portal (https://portal.gcrpos.com) es el panel web para administrar tu negocio: ventas, catálogo, inventario, mesas, clientes, empleados, permisos y configuración. Se accede con tu usuario y contraseña de dueño (Owner) o de empleado con acceso al portal.

nota

El portal es la fuente de verdad: lo que configures aquí (productos, precios, impuestos, empleados, permisos, métodos de pago) baja automáticamente a todos los terminales de la tienda. En el POS puede forzarse con Settings → Cloud Sync → Sync Now.

1. Estructura general

• Barra lateral izquierda: los módulos del portal.
• Esquina superior izquierda: la tienda activa (si tu cuenta tiene varias tiendas, selecciónala aquí; todos los módulos muestran esa tienda).
• Esquina superior derecha: notificaciones y tu cuenta.
• Botón flotante verde "GCR POS Assistant": chat de ayuda.

Módulo	Para qué sirve
Dashboard	Resumen del día y accesos rápidos.
Sales	Historial de ventas y detalle por venta.
Products	Catálogo, precios, stock, importación masiva.
Categories	Categorías del catálogo/menú.
Inventory	Stock, movimientos y ajustes.
Modifiers	Grupos de modificadores del menú.
Tables	Mesas y plano de piso.
Print Stations	Ruteo de comandas a impresoras.
Offers	Ofertas por cantidad ("X por $Y").
Discounts	Presets de descuento para el POS.
Customers	Clientes y lealtad.
Appointments	Agenda de citas / front desk.
Reports	Reportes de ventas.
Employees	Empleados y matriz de roles/permisos.
Settings	Configuración del sistema (incluye Delivery Integrations).
Storefront	Tienda online propia en shop.gcrpos.com (pedidos, citas, shop).

2. Dashboard

Indicadores del día: Today's Sales, Transactions (con ticket promedio), Cash Sales, Card Sales, Tax Collected, Voids y tu rol. Quick Actions lleva directo a ventas del día, productos, reportes, mesas, editor de plano y modificadores. Abajo, el estado de tus tiendas asignadas.

3. Sales (ventas)

• Tarjetas de resumen (Total Sales, Cash, Card, Avg Ticket) y tabla de transacciones.
• Rangos rápidos: Today, Yesterday, Last 7 Days, Last 30 Days, This Month, Last Month; buscador por número de venta o cajero y filtros.
• Columnas: Sale #, fecha/hora, cajero, terminal, pago, subtotal, impuesto, total y estado.

El ícono de Actions abre el detalle completo:

Cabecera (venta, fecha, estado, cajero, caja, cliente, tipo de orden, terminal, totales), ítems (producto, cantidad, precio) y pagos (tipo, base, procesado, efectivo recibido, cambio).

4. Products (catálogo)

• Tarjetas: Total Products, Low Stock, Categories.
• Busque por nombre, código o código de barras; filtre por categoría y estado; edición y borrado por fila. Los precios se muestran en Cash y Card.
• Edición masiva (bulk edit): seleccione varios productos para cambiar precios, categoría o estado en un solo paso.

Agregar producto

Add Product abre el formulario por pestañas: Basic (nombre, nombre en español, SKU, barcode, categoría, descripción), Pricing (precios cash/card, costo, impuestos), Service, Restaurant (modificadores, ruteo), Print Routing, Inventory, Pack Sizes (presentaciones) y Settings (EBT, balanza, foto).

Importar productos

Import es un asistente de 4 pasos — Upload → Map Columns → Preview → Import — y acepta .xlsx, .xls, .csv, .txt y .tsv. Ideal para migraciones de catálogo.

5. Categories

Categorías del catálogo/menú con su número de productos y estado. Aquí se marca una categoría como EBT y se puede definir el override de impuesto por categoría (tri-estado: hereda / con impuesto / sin impuesto). Add Category crea nuevas.

6. Inventory

Pestañas Summary / Products / Movements / Adjustments: existencias con valor a costo, productos con seguimiento, historial de entradas/salidas y ajustes manuales. Los ajustes hechos en el POS o el Scanner también aparecen aquí.

7. Modifiers

Grupos de opciones para ítems de menú (tamaños, extras, preparaciones), con reglas de obligatorio/opcional y precios adicionales. Add Modifier Group crea el grupo y luego se asigna a los productos (pestaña Restaurant del producto).

8. Tables (mesas y plano)

Mesas del restaurante con su estado (Free, Occupied, Reserved, Cleaning). Floor Plan & Sections abre el editor de plano: secciones (Main, Bar…) y posición/capacidad de cada mesa — lo que el POS muestra en Tables. El nombre visible de la mesa es el display name.

9. Print Stations

Estaciones de impresión (Kitchen, Bar…) y qué productos/categorías se rutean a cada una. Es la base de las comandas y del filtro de estación del Kitchen Display.

10. Offers y Discounts

• Offers: promociones por cantidad, p. ej. "10 por $2".
• Discounts: presets de descuento del POS (Government, Senior…), con su porcentaje y la opción de excluir productos ya rebajados. Add Defaults carga los típicos.

11. Customers

Base de clientes con lealtad: puntos, tier (Standard/Silver/Gold/ Platinum), gasto total, visitas y última visita. Add Customer crea clientes; los datos se comparten con el POS.

12. Appointments (citas)

Front desk de citas: programación, llegada y cobro, con filtros por rango y estado, y Nueva cita. Las reservas de la página online (Bookings) entran aquí y se confirman; los depósitos pagados online aparecen como prepago. (Ver también el manual del POS modo Servicios.)

13. Reports

Reportes de ventas por rango: totales, por método de pago, por producto y por empleado, con exportación. Los cierres Z del POS también quedan visibles para conciliación — incluida la sección Delivery Platforms del Z (prepagos por plataforma e impuesto remitido por el marketplace). La pestaña Delivery Platforms Report lista cada transacción de plataforma (Uber Eats, pedidos online) con resumen por proveedor y exportación CSV.

14. Employees (empleados y permisos)

Pestaña Employees

Tarjetas de personal con rol, contacto, estado y acceso al portal. Filtros por rol (Cashier, Waiter, Supervisor, Manager, Admin, Technician) y estado.

Add Employee abre el formulario por pestañas — Basic Info, Role & Wages, Service Setup, Portal Access:

Incluye Employee ID, nombre visible, PIN de 4 dígitos (con autogenerar), Card Swipe ID, idiomas, foto, datos personales (SSN cifrado) y salario (pestaña Role & Wages, usada por nómina/fichadas).

Pestaña Roles & Permissions

Matriz de ~80 permisos por rol (waiter, cashier, supervisor, manager, admin, technician), cada uno en tres valores:

• Yes — permitido.
• No — denegado.
• Auth — requiere autorización de un supervisor en el POS.

Grupos: Sales, Cash, Payments, X/Z Reports, Inventory, Products, Reports, Customers, Employees, Settings, Timesheet, Technical, Orders, Tables, Kitchen, Delivery, Billing y Waiter Session. Además, por rol se define si requiere caja abierta y si exige Clock In/Out. Los cambios bajan a los terminales por sync.

peligro

Repartidores. El permiso Deliver Orders (grupo Delivery) es el que decide quién aparece en la lista cuando el POS pregunta qué empleado se lleva un pedido, y ese nombre se imprime en el delivery slip. El rol Driver ya lo trae; en una tienda chica donde el mismo cajero sale a repartir basta con marcarle el permiso a su rol. Un permiso en Auth NO pone al empleado en la lista — solo un Yes lo hace. La pregunta se enciende en Settings → Restaurant → Ask who is delivering.

15. Settings

Configuración del sistema por tienda: datos del negocio, impuestos (hasta 3 decimales), métodos de pago y tenders personalizados, descuento por efectivo, propinas (sugerencias y auto-gratuity), recibos, códigos de barras (perfil de balanza/embebidos), citas/bookings, cocina y pantalla de cliente. Cada cambio se sincroniza a los terminales; el POS lo aplica en tiempo real o con Sync Now.

Pestaña Restaurant

Además de la cocina (KDS, sonido de alerta, auto-bump), mesas por defecto, auto-gratuity y estación de impresión por defecto, aquí está la tarjeta "Was the order delivered?" after payment — cuatro perillas que cambian cómo se cierra una orden que no es de mesa:

Perilla	Por defecto	Qué hace
Quick orders	Encendida	Tras cobrar una venta directa de mostrador, el POS pregunta si ya se entregó.
To-go orders	Encendida	Igual para las órdenes que el cliente recoge.
Delivery orders	Encendida	Igual para las órdenes a domicilio.
Ask who is delivering	Apagada	Al entregar desde Open Checks, el POS pregunta qué empleado se lleva el pedido y lo imprime en el delivery slip. Solo para tiendas con repartidores propios.

nota

Apagar una perilla de "delivered" no completa la orden sola: el POS vuelve a la pantalla principal y el ticket se queda con la cocina hasta que alguien lo marque listo en el Kitchen Display. Es lo correcto cuando el cajero cobra y otra persona entrega.

16. Storefront (su tienda online)

El módulo Storefront publica la página pública de su negocio en shop.gcrpos.com/su-tienda, conectada al mismo catálogo del POS.

nota

Storefront es un complemento de pago ($25/mes por tienda). Lo activa GCR por tienda desde el panel de administración; mientras no esté activado, la sección no aparece en el portal y la página pública no se publica. Facturación (On Account) es el otro complemento con el mismo esquema. Pídalos a su representante.

Pestañas:

• General: publicar/despublicar, el slug (la dirección de la página) y los módulos — uno por tipo de negocio: Online Orders (restaurantes: pedidos para recoger o delivery propio), Shop (retail) y Bookings (citas para servicios).
• Branding: color de marca, logo y foto de portada (el portal avisa si el color elegido no contrasta bien).
• Business Hours: horario semanal con excepciones por fecha — la página muestra "Open now" y limita pedidos/citas al horario.
• Policies: políticas de depósito y cancelación (citas).
• Ordering: auto-aceptar pedidos, tiempo de preparación, instrucciones de pickup y cómo pagan los clientes — pay at pickup (pagan en mostrador) o prepago con tarjeta (página de pago segura); delivery propio: tarifa, pedido mínimo y nota de zona.
• Staff (Bookings): qué empleados aceptan citas online y su horario semanal con excepciones — sin horario, el empleado no muestra disponibilidad.
• Intake Forms (Bookings): preguntas que el cliente responde al reservar.

Qué se muestra en la página lo controla el catálogo: cada producto y categoría tiene su toggle "Visible Online" (también como columna rápida "Web" en la tabla de Products).

Cómo llega cada cosa al POS: los pedidos entran como "Online Order" (aceptar/rechazar, prepagado o cobro en mostrador — ver manual Quick Service §10); las citas entran "Por aprobar" a la agenda con aviso en el POS, y el depósito pagado online aparece como Prepago de la cita. El cliente recibe emails automáticos en cada paso (recibido, confirmado, listo para recoger / cita confirmada o rechazada).

17. Delivery Integrations (Uber Eats)

En Settings → Delivery Integrations se conecta la tienda con las plataformas de delivery:

• Por proveedor: habilitar, auto-accept (recomendado en producción), tiempo de preparación y el vínculo de la tienda.
• Connect with Uber Eats: enlaza su tienda de Uber con un clic (inicia sesión con su cuenta de Uber merchant y autoriza).
• Push Menu Now: sube el menú a Uber desde el catálogo del portal (categorías, precios y modificadores) — el menú de Uber se mantiene desde aquí, no en dos lados.
• DoorDash y Grubhub aparecen como Coming soon.

Los pedidos aceptados llegan al POS prepagados, imprimen en cocina y se reportan en la sección Delivery Platforms del Z (ver §13). Si el POS está apagado, la nube pausa la tienda en el marketplace y la reanuda sola.

18. Consejos

• Verifique siempre qué tienda está activa antes de editar (esquina superior izquierda) si su cuenta tiene varias tiendas.
• Después de cambios grandes (catálogo, impuestos, permisos), haga Sync Now en los terminales o espere el sync automático y verifique en el POS.
• Los empleados usan su PIN en el POS; el acceso al portal es aparte (pestaña Portal Access del empleado).